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출장비(旅费)는 기업 세무관리 과정에서 상대적으로 관리가 소홀해지기 쉬운 비용 항목 중 하나이다. 그러나 실무적으로 출장비는 증치세, 법인소득세, 개인소득세 등 주요 세목과 직결되어 있어 비용의 성격과 귀속 주체를 잘못 판단할 경우 복합적인 세무 리스크로 이어질 수 있다.
본고에서는 중국 세무당국의 공개 조사 사례를 바탕으로 출장비 관련 주요 세무 리스크와 유의사항을 살펴보고자 한다.
사례 1
A사는 칭다오시에 소재한 외국인투자기업으로, 2023년 칭다오시 세무조사국은 A사의 2020~2022년 경영활동에 대해 세무조사를 실시하였다. 조사 과정에서 다음과 같은 위반 사항이 확인되었다.
- 외국인 직원(주재원) 및 동반 가족의 귀향(고향 방문) 비용을 출장비로 처리
- 고객 숙박비를 출장비로 처리하고 매입세액 공제 적용
- 고객사 차량 관련 주유비 및 통행료를 출장비로 처리하고 매입세액 공제
- 외국인 직원에게 과도한 출장수당을 지급하고 개인소득세 미신고
세무당국은 해당 위반 사항에 대해 증치세, 부가세, 법인소득세 및 개인소득세를 포함하여 총액 기준 수만 위안 규모의 세금을 추징하였다.
표면적으로는 단순한 비용 처리 오류로 보일 수 있으나, 실제로는 주요 세목이 동시에 연계된 복합적 세무 리스크 사례에 해당한다.
1) 주요 세법 해설
(1) 외국인 직원 귀향 방문비의 처리
외국인 직원이 근무지와 가족(배우자 또는 부모) 거주지 간 왕복하며 발생한 항공권, 기차표, 택시비 등 교통비는 출장비가 아닌 복리후생비로 처리해야 한다.
또한 세법상 인정되는 범위는 직원 본인의 교통비에 한정되며, 가족의 교통비, 숙박비, 식비 등은 포함되지 않는다. 본인의 귀향 방문 역시 연간 2회를 초과할 수 없다.
<재정부·국가세무총국의 개인소득세 관련 정책 문제에 관한 통지> 및 <재정부·세무총국 공고 2023년 제29호>에 따르면 외국인 개인의 합리적인 귀향 방문비에 대해 2027년 12월 31일까지 개인소득세 면제 혜택이 적용된다.
그러나 기업이 가족 비용까지 부담할 경우 해당 금액은 직원 개인의 급여소득으로 간주되며, 개인소득세 과세 대상이 된다. 동시에 법인세 손금 인정도 제한된다.
(2) 고객 숙박비의 비용 구분
기업이 고객의 숙박비를 부담한 경우, 출장비가 아닌 접대비로 회계 처리해야 하며, 관련 증치세 매입세액 역시 공제할 수 없다.
재세〔2016〕36호 제27조는 접대비, 복리후생비 및 개인소비와 관련된 매입세액은 공제 대상이 아니라고 규정하고 있다.
또한 해당 접대비가 세법상 손금산입* 한도를 초과하는 경우, 초과분에 대해서는 법인소득세가 추가 과세된다.
* 손금산입(损金算入): 세법상 회사의 비용으로 인정하여 과세소득 계산 시 차감해 주는 것
실무상 기업 관계자들은 ‘숙박자가 고객인지 자사 직원인지 세무당국이 어떻게 확인하는가’라는 질문을 자주 한다. 실제 세무당국은 호텔 영수증이나 투숙자 기록에 기재된 성명을 기업의 개인소득세 신고자료와 대조하여 직원 여부를 확인하고 비용 귀속을 판단한다.
(3) 고객사 차량 비용 처리
고객사 차량의 주유비, 고속도로 통행료 등도 기업 자체의 영업활동 과정에서 발생한 비용으로 보기 어렵다.
따라서 관련 비용은 접대비로 처리해야 하며, 증치세 매입세액 공제도 불가능하다. 또한 접대비 한도를 초과하는 부분은 법인소득세 과세 대상이 된다.
실무적으로는 세무당국은 차량번호를 조회하여 해당 차량이 기업 소유인지를 확인함으로써 비용의 귀속 주체를 판단한다.
(4) 과도한 출장수당의 과세
본 사례에서 외국인 직원은 1일 1,000위안의 출장수당을 지급받았다. 기업은 본사 기준에 따른 지급이라고 주장하였으나, 세무당국은 이를 인정하지 않았다.
국제 조세 원칙상 과세 여부는 실제 근무지 국가의 세법을 기준으로 판단한다. 따라서 해외 본사의 내부 규정만으로 중국 세법상 적정성을 인정받기 어렵다.
세무당국은 산둥성 칭다오시 공공기관 출장비 기준을 참고하였다. 일반적으로 식비는 100~150위안/일, 교통비 등 기타 경비는 60~80위안/일 수준이다.
기업은 자체 기준을 설정할 수 있으나, 일반적으로 공공기관 기준 대비 현저히 높은 경우 초과분은 급여로 간주하여 개인소득세 과세 대상이 된다.
2) 출장비를 손금으로 인정받기 위한 주요 요건
기업이 출장비를 법인소득세상 손금으로 인정받기 위해서는 다음 요건을 충족해야 한다.
- 출장비 지급 및 정산 규정이 이사회 또는 주주총회의 승인 하에 제정
- 국적, 직급, 지역별 지급 기준 명확화
- 실비정산 방식과 정액수당 기준을 명확히 하고 공공기관 기준 대비 합리적 수준 유지
- 지급 기준은 동종 업계 및 유사 외국인투자기업의 시장 수준을 참고하여 합리적으로 설정
또한 출장 후 비용 정산 시에는 출장 승인서, 일정표, 항공권·기차표 등 교통비 증빙, 숙박비 관련 세금계산서, 출장보고서 등을 제출해야 하며 출장 장소, 기간 및 업무 목적이 명확히 기재되어야 한다.
실제 출장 없이 출장 명목으로 정기적 지급되는 수당 경우에는 급여로 간주되어 전액 과세될 수 있다.
사례 2
2025년 칭다오시 세무당국이 칭다오 소재 민영기업 B사의 2022~2024년 경영활동을 조사하는 과정에서 출장비 항목에 쓰촨성 주자이거우(九寨沟) 관광지 입장권 2매, 칭다오-청두 왕복 항공권 2매, 호텔 숙박비 및 오락비 등으로 총 15,000위안이 계상된 사실이 확인되었다.
항공권 탑승자 명단을 확인한 결과, 동행자 중 1인은 회사 직원이 아닌 대표의 배우자로 확인되었다. 세무당국은 해당 비용이 업무와 무관한 개인 관광 지출에 해당한다고 판단하여 법인세 손금 산입을 인정하지 않고 15,000위안을 과세표준에 가산하여 법인소득세를 추징하였다.
또한 해당 비용은 대표가 회사 자금을 사적으로 사용한 것으로 보아 배당소득으로 간주하고 개인소득세를 부과하였다.
대표는 부부 모두 이사회 구성원이므로 현지에서 이사회 회의를 개최했다고 주장하였으나, 회의록, 회의 결의서, 회의 장소 예약 내역 등 관련 증빙을 제출하지 못해 인정되지 않았다.
재세[2003]158호는 개인 투자자 또는 주주가 기업 자금을 사용하여 본인, 가족 또는 이해관계인의 개인 소비를 부담한 경우 해당 금액을 배당소득으로 간주하도록 규정하고 있다.
특히 유한책임회사 주주가 영업과 무관한 개인 소비를 기업 비용으로 처리한 경우에는 이자·배당·성과금 소득으로 보아 20%의 개인소득세를 부과한다.
따라서 본 사례에서 세무당국은 관련 비용을 법인세 손금으로 인정하지 않았으며, 대표 개인에 대해서는 배당소득으로 보아 20%의 개인소득세를 과세하였다.
시사점
최근 중국 세무당국은 전자영수증, 교통·숙박 데이터, 개인소득세 신고자료 등을 연계 분석하여 출장비의 실질 내용을 정밀하게 검증하고 있다. 이에 따라 기업은 출장비를 단순 비용 항목이 아닌 다세목 연계형 고위험 관리 항목으로 인식해야 한다. 특히 출장비, 복리후생비, 접대비, 개인소비의 경계를 명확히 구분하고 관련 증빙을 철저히 보관하는 것이 세무 리스크를 예방하는 핵심이라 할 수 있다.
출장비 관리 수준은 기업의 세무 리스크 관리 역량을 보여주는 중요한 지표이며, 사전 관리가 이루어지지 않을 경우 추징 및 가산세 등 추가 부담으로 이어질 수 있다.
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